Le module est une option payante de validation des transports est une section à part entière dans le formulaire – permettant à l'invité de remplir ses souhaits de transports, puis dans un 2ème temps, de valider la proposition émise par l'organisateur.
Le module de validation des transports permet de répondre au mieux à la demande de l’invité.
Les étapes du module :
- 1ère étape : Mise en place des éléments demandés au participant sur le formulaire.
Pour ajouter le module, cliquez sur Configuration > Modifier le formulaire d'inscription puis ajoutez le modéle prédéfini suivant au formulaire.
Voici les différents paramètres que vous pouvez mettre en place dans votre formulaire :
- 2ème étape : Envoi des invitations. Demande aux invités s’ils souhaites que son transport soit pris en charge ou non.
Si l’invité coche :
- Non : On lui propose « souhaitez-vous prendre votre voiture ?»
- Oui : De nouveaux champs s’afficheront pour que l’invité puisse remplir les détails de son voyage. Par la suite, ce sera à l’organisateur de gérer le transport et de faire des propositions.
- 3ème étape : Gestion de la réservation
Le statut transport est automatiquement mis à jour dans le back office – sur l'onglet Participants.
Lorsque l’invité gère son propre transport, la colonne Statut Transport affiche Pas de Transport. Lorsque l’invité a fait une demande de transport, la colonne affiche Transports à renseigner.
Si le participant est en Transports à renseigner l'organisateur doit cliquer sur le nom de l'invité pour avoir accès à son formulaire d'inscription.
Plusieurs statuts de transport sont disponibles dans la fiche de l’invité et sont sélectionnables grâce à un menu déroulant.
L’organisateur devra gérer les différents statuts de transport de ses invités pour en suivre l’évolution.
Dans la fiche de l’invité, l’organisateur pourra retrouver tous les détails du formulaire d’inscription ainsi que les souhaits
concernant leur acheminement.
En fonction de la demande des invités– l’organisateur pourra ajouter une nouvelle réservation.
En ajoutant une réservation, l’organisateur doit affecter un plan de transport à un invité. Après validation, une nouvelle fenêtre s’ouvre.
L’organisateur aura alors 3 possibilités d’affectation d’un transport :
Possibilité 1 : Recherche parmi les transports existants. L’organisateur pourra sélectionner des plans de transport déjà présents dans la base de données
Possibilité 2 : Création d’un nouveau plan de transport. Il faudra alors renseigner toutes les informations demandées pour valider le plan de transport.
Possibilité 3 : Utilisation du GDS (uniquement pour les vols). Cet outil de recherche de vols automatiques permet de trouver les horaires des vols auprès des compagnies nationales
Une fois que la réservation est effectuée, l’organisateur devra penser à bien modifier le statut de l’invité en A valider par l’invité.
Après avoir sélectionné ce statut : une case à cocher apparaîtra Envoyer l’e-mail automatiquement. En cochant cette case, l’e-mail Proposition de transport sera envoyé dès que la fiche du participant sera validée.
- 4ème étape : Soumission du plan de transport par l'invité
L'e-mail qui sera envoyé à l’invité contiendra un lien le redirigeant vers son formulaire d’inscription, où il verra sa proposition de transport avec la possibilité d’accepter – ou de refuser.
Si il refuse, l’invité devra indiquer obligatoirement les raisons de son refus – dans la partie Commentaires concernant votre transport.
- 5ème étape : Statut dans le back office
En cas de confirmation du plan de transport :
Si l’invité accepte la proposition, il reçoit un e-mail de confirmation et passe en statut Billet à émettre.
L’organisateur pourra alors effectuer la réservation et télécharger les billets de l’invité. Il devra ensuite passer l’invité en statut Billet émis et cliquer sur Envoyer l’email automatiquement puis sur Transport – Billets envoyés pour que l’invité reçoive ses billets en pièces jointes de l’email.
En back office, il faudra penser à bien passer le statut transport à Billet émis et cocher Envoyer l’email automatiquement sur le statut billets envoyés.
En cas de refus du plan de transport :
Si l’invité refuse la proposition, il reçoit un e-mail confirmant que son refus a bien été pris en compte. Il passe alors en statut Refus Invité.
Dans la fiche de l’invité, le statut réservation sera Ne participe pas. L’organisateur devra alors proposer un nouveau plan de transport .
Une nouvelle proposition de transport peut être faite en reprenant le processus depuis le début en cliquant sur Ajouter une réservation.
Grâce à l’onglet Logistique - Transports, l’organisateur pourra visualiser ligne par ligne les transports réservés aux invités.