1. Introduction :
L'e-mail reprenant les données d'inscription permet de fournir, à chacun de vos participants, un récapitulatif personnalisé de ses éléments d'inscription.
Cet email peut être envoyé à 2 moments clés de votre processus d'inscription :
- Lors de la confirmation d'inscription : de cette manière, le participant reçoit une confirmation des informations qu'il vient de saisir sur son formulaire. Cet e-mail est envoyé automatiquement à chaque inscription (vous pouvez cependant désactiver cette option dans les e-mails en cliquant sur Plus... --> Règles d'envoi automatique).
- Envoi d'un e-mail 1 à 2 semaines avant l'événement : de cette manière, le participant se voit rappeler les informations saisies dans son formulaire, et peut également accéder aux informations logistiques fournies pas l'organisateur.
Il y a 3 fonctionnalités principales à connaître lors de la mise en place de cet e-mail :
- La possibilité de reprendre strictement le contenu des données d'inscription.
- La possibilité d'afficher les détails logistiques de chaque participants.
- La possibilité d'afficher des cellules de texte en fonction des réponses saisies dans le formulaire.
2. Données d'inscription - Les cellules :
En passant votre souris sur le corps de l'e-mail, cette icône apparaît : 
Elle permet d'ajouter du contenu dans l'e-mail. Ces cellules ajoutées peuvent être de différents types:
- Texte libre : Insérez un bloc de texte
- Lien vers le site de l’événement : Insérez un lien qui redirige vers une page du site de
votre événement - Formule de politesse : Correspond à la reprise des informations Civilité-Nom-Prénom
renseignées dans l'onglet 'Participants'. Cette cellule est généralement utilisée en
début d'e-mail. - Bandeau : Correspond à l'identité visuelle de votre site Internet. Il doit faire 600 px de
large maximum et 200 px de hauteur. - Signature : Correspond à la signature de vos e-mails. Elle peut être commune à tous
vos événements. - Résumé du formulaire d'inscription : Insérez toutes les données du formulaire
d'inscription. - Donnée du formulaire d'inscription : Insérez une ou plusieurs données du formulaire
d'inscription. - Inscriptions aux activités : Insérez les données concernant le modèle pré défini Activités.
- Plan de transport affecté : Insérez les données concernant le modèle pré défini
Transports. - Hébergement affecté : Insérez les données concernant le modèle pré défini
Hébergement.
3. Données d'inscription :
La cellule "donnée du formulaire d'inscription" permet de choisir l'affichage d'un champ spécifique du formulaire d'inscription.
La mise en place:
Cliquez sur Donnée du formulaire et cette cellule s'ouvrira :
Dans la colonne "Données disponibles", tous les champs du formulaire apparaissent.
Sélectionnez ceux que vous souhaitez voir apparaître dans l'e-mail puis cliquez sur "Insérez".
Dans l'e-mail, les données seront présentées de cette manière:
En gris : Reprise à l'identique du champ du formulaire ; En noir : Réponse de l'invité .
4. Données d'inscription - Transport :
La cellule "plan de transport affecté" reprends les informations de transport saisies par le participant dans le formulaire d'inscription, ou saisies par l'administrateur en back Office.
Cliquez sur "plan de transport affecté" et vous verrez 2 choix qui s'offriront à vous:
- Vous pouvez choisir d'afficher le plan de transport complet :
- Vous pouvez choisir d'afficher le plan de certains segments de transport :
Remarque : Afficher ces informations permet à l'invité de contrôler l'exactitude de son plan de transport.
5. Données d'inscription - Hébergement :
La cellule "hébergement affecté" reprends les informations d'hébergement saisies par le participant dans le formulaire d'inscription, ou saisies par l'administrateur en Back Office.
La mise en place:
Lorsque vous cliquez sur "hébergement affecté", cette fenêtre s'ouvrira :
Les informations Nom Hotel / Catégorie de chambre doivent être remplies au préalable dans l'onglet Logistique - Hôtels lors de la création de celui-ci / ceux-ci.
Les informations concernant la date d'arrivée, la date de départ et le nombre de nuitées sont repris des données remplies directement sur le formulaire par le participant.
Remarque : Les informations supplémentaires sur l'hôtel reprennent les informations supplémentaires saisies dans la fiche de l’hôtel (préalablement saisie dans l'onglet Logistique - Hôtel) où vous cochez les informations que vous souhaitez afficher.
Interface E-mails:
Fiche Hôtel:
6. Données d'inscription - Activités :
La cellule "inscriptions aux activités" reprends les informations d'activités saisies par le participant dans le formulaire d'inscription, ou saisies par l'administrateur en Back Office.
La mise en place :
Lorsque vous cliquez sur "inscriptions aux activités", la fenêtre suivante s'ouvre :
Activités à afficher : « Sections du formulaire » correspond à la réponse oui/non à une activité alors que les activités spécifiques reprennent le choix parmi un ensemble d'activités.
Si vous cliquez sur
vous aurez la possibilité d'avoir d'autres options de personnalisation du message (disponibles uniquement si affichage de toutes les activités)
Mode d'affichage : une prévisualisation est disponible à droite.
- "Afficher la liste des participants confirmés" : affiche les participants à cette activité.
- "Attacher le fichier calendrier" correspond à l'inscription de ces activités dans l'agenda Outlook des participants.
7. Données d'inscription - Conditions d'affichage :
Afin d'aller plus loin dans la personnalisation des e-mails, il est possible d'afficher des informations uniquement pour certains participants :
- Selon la catégorie :
Sur chacune des cellules de l'e-mail, il y a la mention "Conditions d'affichage", quand on clique dessus, cet écran s'affiche :
Vous pouvez ainsi sélectionner la catégorie concernée. Cette partie de l'e-mail ne sera donc visible que par les participants appartenant à la catégorie sélectionnée. - A partir des informations saisies dans le formulaire d'inscription :
Vous devez cliquer sur "Affichage avancé" .
De la même manière que sur le formulaire d'inscription, vous pouvez créer des conditions d'affichages dynamiques en fonction des réponses de l'invité.
Pour ajouter une condition supplémentaire à celle existante, cliquez sur 