La gestion du transport via la plateforme Evenium Facility va vous permettre de gérer les transports de vos invités en amont de l'événement.
Sa mise en place se fait en plusieurs étapes :
- Etape 1: Mise en place sur le formulaire des questions relatives aux transports.
- Etape 2: Gestion des transports en Back Office.
- Etape 3: Envoi des informations concernant le récapitulatif des transports aux participants.
1. Mise en place dans le formulaire :
Dans Configuration - Formulaire d'inscription :
Ajoutez la question "transport" à partir des modèles pré-définis :
Vous pouvez choisir :
- Le mode de transport possible : Si vous choisissez Avion : vous devez renseigner le nom de la ville de l'événement : grâce à la recherche automatique, s'affichera le nom des aéroports de la ville.
Si vous choisissez Train : il faudra que vous saisissiez le nom des gares présentes dans la ville de votre événement. - Paramétrez les dates de départ et d'arrivée possibles : Possibilité d'indiquer des créneaux d'arrivées.
- Transfert: Cela ajoutera automatiquement la question "Je souhaite être pris en charge jusqu'à l'aéroport/gare".
Votre question s'affichera alors sur votre formulaire de cette manière (selon les transports définis):
Exemple sur le formulaire, quand l'invité sélectionne le moyen de transport "Avion":
Il sélectionnera alors la date, le pays et la ville de départ.
Ensuite il pourra faire une recherche de vol automatique via le GDS (logiciel de recherche de vol) ou remplir manuellement ses informations de vol.*
Il vous ai également possible de désactiver la recherche automatique dans le paramétrage du module en cochant :
Remarque : La recherche automatique des transports est disponibles uniquement pour le moyen de transport "avion".
2. Gestion du transport en Back Office :
Lorsque votre formulaire est prêt et que les participants y ont répondu, vous pouvez accéder à leurs réponses.
Dans Logistique – Transports Aller, vous accédez aux données relatives à l'aller.
Dans Logistique – Transports retour, vous accédez aux données relatives au retour.
Cet écran s'affiche alors:
Affectation en masse d'un transport:
En sélectionnant des participants, et en cliquant sur le bouton Transport : Vous avez la possibilité d'affecter en masse un transport à ces participants.
Vous voyez cette fenêtre s'afficher:
Vous pouvez saisir des informations relatives au type de transport, au lieu de départ et au N° d transport.
Sur l'écran Logistique - Transports Aller et Logistique - Transports Retour, vous retrouvez les mêmes fonctionnalités que sur l'onglet Participants:
- La possibilité d'exporter votre base de données avec les transports aller et retour sélectionnés.
- La possibilité d'envoyer des emails.
- La possibilité de rechercher des invités dans la base de données.
Vous retrouverez également la possibilité de faire des filtres et tri sur cet écran.
3. Les informations de transport dans les e-mails :
Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité d'envoyer des informations concernant le transport dans vos e-mails récapitulatifs pré-événements.
Dans l'onglet Configuration - Editer les e-mails : vous avez la possibilité d'ajouter les informations relatives au transport pour chacun de vos participants.
Quand vous êtes sur la page d'édition de vos emails:
- Appuyez sur le "+" vert entre les champs de vos e-mails.
- Choisissez la case "Plan de transport affecté"
- Choisissez entre inclure le plan de transport complet ou seulement une partie :
