La gestion des tables vous permet de gérer le plan de table de votre événement avec notamment la problématique de quota.
Sa mise en place se fait en plusieurs étapes :
Étape 1 : Mise en place sur le formulaire de la question relative au dîner
Étape 2 : Paramétrage de la question
Étape 3 : Création des tables
Étape 4 : Affection des tables pour les participants
Ce guide de mise en place reprend en détail ces 4 étapes
I. Mise en place dans le formulaire
Dans Configuration – Formulaire d'inscription, ajoutez la question 'Activités' à partir des modèles pré-définis.
Lors de l'ajout de la question, cette fenêtre s'ouvre : elle permet de paramétrer votre question 'Activités'
Étape 1 : Choix du type de question
Étape 2 : Paramétrage de la question
1) Votre question est de type Oui/Non :
Ce choix de type de question est conseillé pour la participation à un dîner et donc pour la gestion des tables. En cliquant sur le premier 'Suite >', vous tomberez sur cette fenêtre:
Paramétrez le nom de l'activité, ses dates ainsi que son quota.
Une fois le quota atteint, les invités ne pourront plus s'inscrire à cette activité.
Le mode 'Avancé' vous permet d'interdire la modification de la réponse de votre invité selon son statut :
2) Si votre question est une liste d'activité :
Ce choix de type de question est conseillé pour la participation à plusieurs ateliers, activités, etc.
Définissez le titre de la question (son message d'en-tête), puis créer une nouvelle activité ou sélectionnez en une à partir d'une liste existante :
OU
Remarques : Il n'est pas possible d'avoir 2 fois la même activité sur le formulaire
Vos activités sont à présent créées, vous devez paramétrer la question :
Vous pourrez modifier:
- Le message d'en-tête correspond au nom de l'intitulé de la question.
- La liste des activités
- La mise en place du quota bloquant (mis par défaut)
- La possibilité d'afficher le nombre de places restantes
- Le nombre de choix d'activités possible
II. Paramétrage de la question
Votre formulaire est prêt, vos participants commencent à s'inscrire.
Pour mettre en place la gestion des tables, il faut paramétrer votre question du formulaire.
Dans l'onglet Logistique - Sous-événements : Cliquez sur le nom de l'activité créée.
Si vous cliquez sur 'Avancé...' dans la nouvelle fenêtre, vous pouvez activer la gestion des tables en cochant la case mise en évidence dans l'image ci-dessous.
III. La création des tables
Après avoir paramétré votre question Activité pour permettre la gestion des tables, vous pouvez procéder à la création de vos différentes tables .
Dans 'Logistique' – 'Tables' : Sélectionnez le dîner pour lequel vous souhaitez créer des tables
Vous avez la possibilité de voir tous les participants ayant confirmé votre question relative au plan de table (par exemple, confirmation à un dîner).
En cliquant sur le bouton 'Ajouter' 
Cette fenêtre s'ouvre:
Dans le menu 'Nombre de places' vous pouvez mettre en place les quotas sur les tables.
Dans le menu 'Nom de Table' vous pourrez créer vos tables. Ici: 1, 2, 3, 4, 5 et 6.
Suite à cela, cet écran apparaît:
En cliquant sur le nom de la table (en orange), vous pourrez modifier le titre et la description de la table:
En cliquant sur '(0/0)', vous pourrez modifier le quota de la table:
IV. Affectation des tables
Après avoir paramétré la gestion de vos tables, vous pouvez procéder à l'affectation de vos participants aux tables correspondantes :
Dans 'Logistique – Tables' : vous avez la liste des invités participants au dîner dans l'attente de l'affectation d'une table.
Affectez la table à votre participant, sans oublier de cliquer sur OK et le participant sera donc affecté à sa table.
Vous pouvez exporter la liste des participants faisant partie du plan de table en cliquant sur le bouton:
Remarques : n'oubliez pas d'insérer des quotas sur vos tables. Les participants ne pourront pas être affectés aux tables sans quota.